Abmahnung: Gelbe Karte für Arbeitnehmer

Wenn eine Abmahnung ausgesprochen wird, ist Vorsicht geboten. Wer der Verwarnung nicht Folge leistet, findet bald das Kündigungsschreiben im Briefkasten.

Für die betroffenen Arbeitnehmer ist der Erhalt einer Abmahnung eine unangenehme Sache. Der “richtiger” Umgang mit einer Abmahnung hängt stets von den Umständen des Einzelfalls ab und erfordert eine umfassende Gesamtbetrachtung des Arbeitsverhältnisses.

Abmahnung – Begriff, Funktion, Form und Frist

Die Abmahnung ist eine Verwarnung des Arbeitnehmers wegen Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten. Sie ist grundsätzlich vor dem Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung erforderlich. Sie soll den betroffenen Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten hinweisen, dieses rügen und ihn davor warnen, dass bei einem erneuten Fehlverhalten eine Kündigung droht. Bei schweren Verstößen kann eine Abmahnung entbehrlich sein, nämlich dann, wenn die Herstellung des Vertrauens nicht mehr erwartet werden kann oder es sich nicht um einen nicht steuerbares Verhalten des Arbeitnehmers handelt. Abzugrenzen ist die Abmahnung vom Verweis, der Belehrung, der Ermahnung und der Verwarnung. Diese Vorstufen enthalten keine Kündigungsandrohung und können daher nicht zur sozialen Rechtfertigung einer verhaltensbedingten Kündigung herangezogen werden. Im Gesetz ist für die Abmahnung keine bestimmte Form vorgeschrieben. Die ausgesprochene Rüge muss nicht explizit als Abmahnung bezeichnet sein. Die Ernsthaftigkeit der Abmahnung muss aber erkennbar sein, insbesondere die darin enthaltene Kündigungsandrohung muss klar herausgestellt werden und zum Ausdruck bringen, dass der Arbeitgeber bei gleichartigem nochmaligen Pflichtverstoß konsequent mit einer Kündigung dagegen vorgehen möchte. Sofern der Arbeitgeber ständig Abmahnungen ausspricht, ohne eine Kündigung folgen zu lassen, kann sich der Arbeitnehmer gegebenenfalls darauf berufen, dass er die Ernsthaftigkeit der Kündigungsandrohung durch die Vielzahl der Abmahnungen nicht mehr erkennen konnte. Die Abmahnung muss für den Arbeitnehmer verständlich sein. Dies bezieht sich auf die Sprache als solche, wie auf die Ausdrucksweise. Der Arbeitgeber hat zweifelsfrei mitzuteilen, welches Verhalten er genau rügt und wie sich der Arbeitnehmer in Zukunft stattdessen zu verhalten hat. Der abzumahnende Vorfall ist konkret mit Datum, unter Umständen sogar mit Uhrzeitangabe zu bezeichnen. Nur pauschale oder stichpunktartige Äußerungen genügen ebenso wenig wie bloße Floskeln. Keineswegs ausreichend ist es, den Arbeitnehmer wegen “Unpünktlichkeit”, “Störung des Betriebsfriedens” oder “mangelnder Arbeitsbereitschaft” abzumahnen. Rügt ein Arbeitgeber mehrere Pflichtverstöße des Arbeitnehmers in einer Abmahnung, so ist diese Abmahnung insgesamt nur dann gerechtfertigt, wenn alle Verstöße zutreffen. Ist nur ein Verstoß unzutreffend, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte. Allerdings bleibt es dem Arbeitgeber unbenommen, wegen der anderen – zutreffenden – Vorgänge erneut eine Abmahnung auszustellen und diese zur Personalakte zu nehmen. Es gibt keine Frist, innerhalb derer eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Allerdings ist aufgrund der Rügefunktion ein zeitnaher Ausspruch zum Fehlverhalten bzw. zu dessen Kenntnis durch den Arbeitgeber notwendig. Andernfalls kann das Abmahnungsrecht des Arbeitgebers durch Zeitablauf verwirken. Die Abmahnung aussprechen darf nur ein Vorgesetzter mit Direktionsrecht. Generell wird jeder Vorgesetzte als weisungsbefugt angesehen, der auch im täglichen Arbeitsleben Anweisungen gibt.

Wirkung der Abmahnung

Mit dem Ausspruch der Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber konkludent auf sein Kündigungsrecht wegen der Gründe, die Gegenstand der Abmahnung sind. Der Pflichtverstoß, der abgemahnt wird, ist verbraucht und kann nicht mehr für eine Kündigung herangezogen werden. Entgegen einer weit verbreiteten Annahme, sind Abmahnungen nicht automatisch nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen. Eine Regelfrist, wann Abmahnungen bedeutungslos werden, gibt es nicht. Es ist stets auf die Umstände des Einzelfalls abzustellen. Zumeist wird jedoch ab einer Zeitspanne von zwei bis drei Jahren angenommen, dass Bedeutungslosigkeit eintritt.

Abmahnung – was nun? Rechte des Arbeitnehmers

Der von einer Abmahnung betroffene Arbeitnehmer sollte zunächst Beweise für die eigene Version des Vorfalls sammeln, Unterlagen kopieren oder mit Kollegen über die Geschehnisse sprechen – falls diese etwas dazu sagen können. Im zweiten Schritt gilt es, die so gesammelten Fakten schriftlich zur späteren möglichen Verwendung festzuhalten. Beim weiteren Vorgehen sollte Berücksichtigung finden, ob der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis aufrecht erhalten möchte, die Abmahnung rechtlich unwirksam ist und welche Motive den Arbeitgeber zum Ausspruch einer Abmahnung bewogen haben. Ist eine Abmahnung rechtlich unwirksam, ist sie dies auch dann, wenn der Arbeitnehmer ihr nicht offiziell widerspricht. Wird später aufgrund dieser Abmahnung gekündigt, dann ist auch die Kündigung nicht gültig. Dies spricht dafür, nicht gegen die Abmahnung vorzugehen, insbesondere, wenn das Arbeitsverhältnis weiterhin aufrecht erhalten werden soll. Ist die Abmahnung bereits aus formalen Gründen unwirksam, etwa weil der Vorfall nicht exakt beschrieben und datiert ist oder weil vergessen wurde, für den Wiederholungsfall mit Kündigung zu drohen, so empfiehlt sich auch kein weiteres Vorgehen gegen die Abmahnung, wenn der Fortbestand des Arbeitsverhältnisses oberstes Ziel ist. Selbstredend verbietet es sich, gegen eine ordnungsgemäß erteilte Abmahnung zu klagen, da dies ein Beweissicherungsverfahren zu Gunsten des Arbeitgebers darstellen würde. Im Zusammenhang mit der Abmahnung ist auch zu berücksichtigen, dass viele Betroffene mit als Unrecht empfundenen Beschuldigungen nur sehr schwer leben können. In diesem Fall kann es sich anbieten, eine Gegendarstellung zu fertigen und dem Arbeitgeber aufzugeben, diese zur Personalakte zu nehmen. Manchmal gelingt es dann, sich mit dem Arbeitgeber auf eine Frist zu einigen, nach deren Ablauf die Abmahnung wieder aus der Personalakte genommen wird. Bei einer Klage auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte sollte stets Berücksichtigung finden, dass man solche Prozesse zwar juristisch gewinnen kann. Wer jedoch einen Prozess gegen seinen Vorgesetzten geführt hat wird nur schwer zur Tagesordnung übergehen können. Solche Prozesse empfehlen sich daher grundsätzlich nur dann, wenn die Absicht des Arbeitnehmers darin besteht, das Arbeitsverhältnis gegen Zahlung einer Abfindung zur Auflösung zu bringen. Auch in diesem Falle muss jedoch zuvor überlegt werden, ob eine Klage zu dem gewünschten Ziel führen kann und sich zudem “abfindungserhöhend” auswirkt.

Abmahnung durch den Arbeitnehmer

Was viele Arbeitnehmer nicht wissen: Das juristische Instrument der Abmahnung ist keineswegs dem Arbeitgeber vorbehalten. Auch der Arbeitnehmer kann abmahnen – und es gibt sogar Situationen, in denen man dies auch ernsthaft in Betracht ziehen sollte. Z. B. bei nicht ordnungsgemäßer oder verzögerter Lohnzahlung, bei Verstößen gegen Arbeitsschutzvorschriften, bei Mobbing oder sexueller Belästigung und bei regelmäßiger nicht zumutbarer Mehrarbeit. Auch vom Arbeitnehmer ausgesprochene Rügen müssen hierbei den oben dargestellten Formalien genügen.

Rechtsanwalt Markus Bär, Fachanwalt für Arbeitsrecht
Arbeitsrecht für Arbeitnehmer und Betriebsräte

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